Les réunions sont d’excellents moyens de booster sa productivité, mais seulement à condition qu’elles soient efficace. Dans le cas contraire, les réunions peuvent se montrer contre-productives. Découvrez nos 10 conseils pour rendre vos réunions productives et efficaces.
1. Définir les objectifs de votre réunion en amont
Il est important de réfléchir avant la réunion, à une liste sujets qui seront à débattre le jour J. La préparation en amont permet de gagner du temps, car tous les participants savent déjà sur quoi va porter la réunion.
L’idéal est de se fixer des objectifs précis pour l’ordre de jour, en détaillant à la fois le nombre de sujets qu’il faut traiter, et les thèmes abordés.
2. Choisir le bon animateur
Pour être efficace, il faut que la réunion soit dirigée par une personne qui sera chargée de lancer les débats, mais aussi de les clore. C’est généralement la personne qui maîtrise le mieux les sujets évoqués pendant la réunion qui est chargée d’animer. L’animateur est maître des échanges, et doit parvenir à déterminer un résultat après les échanges, sans dépasser le timing prévu.
Ce n’est pas nécessairement le plus haut placé hiérarchiquement.
3. Sélectionner les participants
Les réunions en comité réduit sont souvent les plus efficaces. Pourquoi ? Car tous les participants ont un réel intérêt à y prendre part. Lorsque tout le monde se sent concerné par l’échange, les débats sont plus intéressants, et les choses avancent nettement plus vite. C’est en sélectionnant les participants qu’on évite l’ennui et les bâillements à répétition.
Chaque participant doit idéalement préparer son intervention à l’avance, et préparer de quoi présenter sa partie.
4. Adapter le lieu et l’heure de vos réunions
Dans le cadre d’une réunion physique, le lieu est un critère important. Les salles de réunion sont conçues pour favoriser l’efficacité. Le choix d’une table en U pour mettre l’animateur au centre des débats s’avèrera souvent judicieux. Si possible il faut éviter les salles aveugles, et privilégier les salles éclairées par la lumière du jour.
Le créneau du matin est optimal, car c’est à ce moment de la journée que nous sommes le plus attentif. Au contraire, le créneau 14h – 16h est à fuir, à cause de la digestion.
5. Arriver en avance pour commencer à l’heure
Il est important de prévoir une marge de sécurité pour installer le matériel et vérifier que tout fonctionne bien avant le début de la réunion. Ne prenez pas le risque de faire patienter tout le monde le temps que le projecteur s’allume, anticipez.
Avant la réunion, il est important de bien communiquer l’heure à tous les participants. La réunion doit commencer à l’heure définie, tant pis pour les retardataires.
6. Préparer des supports de communication pertinents
Rien de mieux qu’un support visuel pour appuyer vos présentations orales. Mais attention, vos supports ne doivent pas complexifier vos propos. Les visuels doivent être simples, percutants et surtout adaptés.
Pour éviter de perdre du temps, préparez les en amont, c’est à dire dès que vous avez pris connaissance des thèmes qui seront abordés lors de la réunion.
7. Recentrer les discussions lors de vos réunions
Si la discussion s’éloigne un peu trop du sujet prévu à l’origine, il est important de revenir au sujet initial. Le nouveau débat pourra faire l’objet d’une prochaine réunion. C’est à l’animateur de savoir quand il faut creuser les discussions, et quand il faut les interrompre.
N’hésitez pas à aller droit au but, pour ne pas dépasser le temps prévu.
8. Faire une synthèse orale
A l’issue de la réunion, l’animateur récapitule tous les points clés abordés, et les décisions prises en conséquence. Cette synthèse est bénéfique pour tous les participants, puisqu’elle permet de se remettre en tête les idées majeures, en vue de la réunion suivante par exemple.
Cette synthèse est aussi bénéfique pour la rédaction du compte-rendu écrit, puisqu’elle permet de définir quels sont les décisions prises.
9. Respecter l’heure de fin prévue
Il vaut mieux reprogrammer une réunion supplémentaire, plutôt que retenir des gens qui sont de moins en moins attentifs au fur et à mesure de la séance. L’heure de fin permet aux participants d’ajuster leur emploi du temps, il est donc important de la respecter pour ne mettre personne en retard.
10. Faire un compte-rendu écrit de votre réunion
Vous devez établir un compte-rendu écrit, qui regroupe toutes les idées abordées lors de la réunion, et les décisions prises en conséquence. Cet compte-rendu sera diffusé à tous les participants de la réunion, ainsi qu’à ceux qui le souhaitent.
La rédaction s’effectue tout au long de la réunion, et c’est l’un des participants, généralement désigné en début de séance qui s’en charge.
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Source : blogdumoderateur.com
